Начало работы. Регистрация новых сотрудников

После запуска программы Ассистент ТБ, прежде всего, необходимо провести предварительную работу по подготовке нормативно-справочной информации, т.е. заполнить справочники. Некоторые общие справочники, такие как: «Категории персонала», «Должности», «Образование», «Вредные факторы» и т.д. уже содержат определенные данные. Тем не менее, для правильной работы, часть справочников, например, справочники периодичности медосмотров, инструктажей, аттестаций необходимо заполнить вручную.

Для перехода в раздел справочников, необходимо в навигационной панели, находящейся слева, выбрать область справочников. Для этого, необходимо нажать на кнопку «Справочники». Все справочники программы Ассистент ТБ разбиты на соответствующие группы: «Общие», «Предприятие», «Персонал», «Медосмотры» и т.д. Для доступа к справочникам соответствующей группы необходимо нажать на заголовок группы.

Заполнение справочников, прежде всего, необходимо начать со справочника регистрации предприятия и подразделений. Для регистрации предприятия следует в группе «Предприятие» нажать на пункт «Название». В справочнике предприятий (первоначально - пустом) нажать кнопку добавления предприятия (кнопка со знаком «плюс»).

В форме регистрации предприятия необходимо внести соответствующие данные о полном и кратком названии предприятия, указать физический и юридический адрес и соответствующие реквизиты, такие как коды ОКПО, ОКОГУ, ОКОПФ и т.д. Классификаторы форм собственности (ОКФС) и видов деятельности (ОКВЭД) представлены в виде ниспадающих списков, в которых необходимо выбрать соответствующее значение.

Данные в списки классификаторов форм собственности (ОКФС) и видов деятельности (ОКВЭД) загружаются из соответствующих справочников «Формы собственности» и «Справочник ОКВЭД», которые находятся в группе «Общие». Если, по каким-то причинам, не найдено требуемое значение кодов ОКФС или ОКВЭД, необходимо открыть соответствующие справочники, и добавить или изменить требуемые данные.

Текстовые поля названий и адресов предприятия имеют ограничение в 255 символов. В принципе, кнопка «ОК» для сохранения данных предприятия, становится доступна после ввода названия предприятия, однако рекомендуется заполнить остальные поля, так как например, для формирования направления на медосмотр требуется юридический адрес и основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

После внесения предприятия, необходимо ввести список подразделений этого предприятия. Для этого, в группе «Предприятие» открыть справочник подразделений, нажав на соответствующий пункт. В справочнике будет отображено название предприятия. Если было зарегистрировано несколько предприятий, то для регистрации подразделений, необходимо выбрать нужное предприятие, и нажать кнопку добавления подразделения (кнопка со знаком «плюс»).

В появившемся окне необходимо ввести название подразделения и нажать кнопку «ОК». Следует обратить внимание на название структурного подразделения (или предприятия), отображаемое синим цветом в верхней части формы. Это подразделение (предприятие) будет являться родительским для вновь вводимого подразделения. После ввода всех подразделений, в справочнике будет отображена структура подразделений текущего предприятия.

Далее необходимо проверить справочники «Категории персонала», «Должности», «Виды трудоустройства», «Метод работы», «Образование», «Семейное положение». И хотя справочники содержат некоторые данные, может оказаться, что например, справочник «Должности» не содержит соответствующей записи о требуемой должности работника. В этом случае, отсутствующую должность необходимо внести дополнительно.

Для загрузки окна регистрации (ввода) нового сотрудника, необходимо нажать кнопку «Добавить сотрудника». Кроме того, отображение окна добавления нового сотрудника можно осуществить через окно отображения всех сотрудников (кнопка «Сотрудники»), нажав соответствующую кнопку со знаком «плюс».

Окно регистрации нового сотрудника состоит из основных данных, таких как: фамилия, имя, отчество, дата рождения, и дополнительных, например – электронная почта. Для регистрации сотрудника необходимо заполнить соответствующие поля, или выбрать требуемые значения в ниспадающих списках. При наведении курсора на различные объекты (поля, кнопки), в информационном поле (внизу слева от кнопки «ОК») указывается соответствующее действие, связанное с этим объектом.

Для регистрации сотрудника необходимо: указать (в соответствующих полях) фамилию, имя отчество, в соответствующих списках выбрать пол, образование, семейное положение, указать дату рождения и (не обязательно) домашний адрес. При необходимости (не обязательно), можно добавить фото сотрудника в формате [*.bmp] или [*.jpg]. Размер изображения варьируется в пределах 300-400 пикселов при портретной ориентации. Следует отметить, что большие изображения будут сжиматься, а маленькие растягиваться.

Закладка «Телефоны»

Для регистрации телефонов сотрудника необходимо указать тип телефона (рабочий, домашний или сотовый) и в соответствующем окне указать номер телефона.

При отсутствии необходимого типа, можно внести название, нажав кнопку добавления, справа от ниспадающего списка.

После ввода номера станет доступной кнопка добавления телефона в список (кнопка с изображением «стрелка вниз»). Ошибочно введенный номер можно удалить из списка, нажав кнопку удаления (кнопка «красный крестик»). При сохранении данных, заноситься в базу будут телефоны, указанные в списке. Ввод телефонов не является обязательным условием для регистрации сотрудника.

Закладка «Почта/Интернет»

Для регистрации данных сотрудника в сети Интернет (электронная почта, профиль в социальных сетях, идентификатор программ сообщений) необходимо выбрать в ниспадающем списке соответствующий тип (электронная почта, программа обмена сообщениями, личная страница/блог).

При выборе «программа обмена сообщениями», в следующем списке выбрать название программы. При отсутствии необходимой программы в списке, можно внести название, нажав кнопку добавления, справа от ниспадающего списка.

После ввода адреса или идентификатора станет доступной кнопка добавления данных в список (кнопка с изображением «стрелка вниз»). Ошибочно введенные данные можно удалить из списка, нажав кнопку удаления (кнопка «красный крестик»). При сохранении, заноситься в базу будут данные, указанные в списке. Ввод данных сети Интернет не является обязательным условием для регистрации сотрудника.

Закладка «Сведения о работе»

При регистрации сведений о работе сотрудника, в соответствующих ниспадающих списках необходимо выбрать предприятие, подразделение, в котором будет работать или работает сотрудник, категорию персонала, должность сотрудника. выборе «программа обмена сообщениями», в следующем списке выбрать название программы. При необходимости (не обязательно) указать разряд/категорию и класс (например, для водителя категория - «BCDE», класс –«1»). В соответствующих списках выбрать вид трудоустройства и метод работы. В текстовых полях указать табельный номер и дату приема. Следует отметить, что дата приема – это дата начала работы в должности, которая указана в списке «Должность». Если необходимо учитывать весь трудовой стаж сотрудника, то в соответствующих полях «Стаж работы на момент трудоустройства» следует указать рабочий стаж (количество лет, месяцев, дней) до даты трудоустройства. Если в ниспадающих списках отсутствуют необходимые данные, их можно ввести дополнительно, нажав кнопки добавления, расположенные справа от ниспадающих списков.

Необходимо обратить внимание на то, что наличие предприятия, подразделений и должностей является необходимым условием при регистрации сотрудника. В противном случае, регистрация сотрудника будет производиться, но из-за отсутствия привязки к предприятию и подразделению, в модуле «Сотрудники», зарегистрированный сотрудник отображаться не будет.

Закладка «Документы»

Для регистрации документов сотрудника (например: паспорт, военный билет) необходимо выбрать тип документа и в соответствующих окнах указать реквизиты, такие как: серия, номер, дата выдачи и кем выдан документ. При отсутствии необходимого типа документа, можно внести название, нажав кнопку добавления, справа от ниспадающего списка.

После заполнения реквизитов станет доступной кнопка добавления документа в общий список (кнопка с изображением «стрелка вниз»). Ошибочно введенный документ можно удалить из списка, нажав кнопку удаления (кнопка «красный крестик»). При сохранении данных, заноситься в базу будут документы, указанные в списке. Ввод документов не является обязательным условием для регистрации сотрудника.

Закладка «Удостоверения»

Для регистрации удостоверений сотрудника (профессиональные или допускающие удостоверения) необходимо выбрать тип удостоверения и в соответствующих окнах указать реквизиты, такие как: серия, номер, дата выдачи, дата окончания срока действия и кем выдано удостоверение. При отсутствии необходимого типа удостоверения, можно внести название, нажав кнопку добавления, справа от ниспадающего списка.

После заполнения реквизитов станет доступной кнопка добавления удостоверения в общий список (кнопка с изображением «стрелка вниз»). Ошибочно введенное удостоверение можно удалить из списка, нажав кнопку удаления (кнопка «красный крестик»). При сохранении данных, заноситься в базу будут удостоверения, указанные в списке. Ввод удостоверений не является обязательным условием для регистрации сотрудника.

Закладка «Размеры одежды»

Здесь указываются рост сотрудника, а также размеры одежды, обуви, головного убора, рукавиц, перчаток, противогаза и респираторы. Эти данные необходимы для формирования личной карточки учета выдачи СИЗ сотрудника, но не является обязательным условием для регистрации сотрудника.

Закладка «Файлы»

В этой вкладке можно указать ссылку на внешние файлы, относящиеся к сотруднику. Это могут быть файлы различных актов, протоколов, счетов и т.д.

Ввод ссылок на файлы не является обязательным условием для регистрации сотрудников.

После вода всех необходимых данных, для сохранения, следует нажать кнопку «ОК». Зарегистрированный сотрудник появится в модуле «Сотрудники» (кнопка «Сотрудники» в верхней панели).

• Вернуться к списку статей