Статьи и информация
-
Загрузка первичных данных из текстового файла
Так как некоторые предприятия обладают большим штатом, то первичная регистрация сотрудников (ввод Ф.И.О., профессий/ должностей, адресов, телефонов и т.д.) занимает достаточно большое время. Функция автоматизированной загрузки позволяет быстро загрузить первичные данные из текстового файла, тем самым избавиться от рутинной работы по вводу информации. Так как на многих предприятиях присутствуют различные учетные системы персонала, выгрузить (сохранить) данные из этих систем не составит большого труда.
Для загрузки первичных данных из текстового файла необходимо в ленте, расположенной в верхней части программы, выбрать вкладку «Настройки», и нажать кнопку «Загрузка из файла». Появится соответствующая форма загрузки данных.
Для правильной загрузки, в первую очередь, следует определить формат текстового файла с соответствующими данными, т.е. названия и порядок чередования полей данных. Для этого, в окне имеются два списка: один (левый) список со всеми доступными полями, другой (правый) – определяющий поля текстового файла, и порядок расположения этих полей.
Ниже будет показываться образец текстового файла.
Для определения формата необходимо выбрать соответствующее поле в левом списке «Все поля», и нажать кнопку «Добавить». Выбранное поле переместится из левого списка «Все поля» в правый список «Поля текстового файла». Такую операцию нужно проделать для всех требуемых полей. Образец формата текстового файла отобразится ниже. При ошибочном вводе, неверное поле можно удалить из правого списка. Для этого необходимо выбрать соответствующее поле из правого списка, и нажать кнопку «Удалить».
Для правильной загрузки, также необходимо указать соответствующие символы разделителей полей и окончания строк.
Кроме того, загружаемые данные можно привязать к предприятию, уже находящемуся в базе. Для этого необходимо отметить флаг «Предприятия, зарегистрированные в базе», и в ниспадающем списке выбрать соответствующее предприятие.
При этом, следует учитывать, что если в списке полях текстового файла указано поле «Предприятие», и отмечен флаг привязки к предприятию, зарегистрированному в базе, то предприятие из списка будет иметь приоритет, и все данные привяжутся к предприятию из текстового файла. Так же необходимо учесть, что наличие в тестовом файле полей «Подразделение» и «Профессия» является обязательным.
Расположение текстового файла, и файла базы данных указывается в соответствующих полях. Для этого необходимо нажать кнопку обзора и в появившемся окне выбрать необходимый файл.
После определения всех необходимых параметров, кнопка «Начать загрузку» становится доступной, и позволяет начать процесс загрузки данных.
Ну и несколько общих моментов относительно загрузки. В процессе загрузки:
- не удаляются никакие данные
- справочники подразделений и профессий заполняются автоматически
- не проверяется наличие ранее введенных данных (т.е. если уже имеется сотрудник Иванов Иван Иванович, то при загрузке добавится новый сотрудник с именем Иванов Иван Иванович, также и в справочниках подразделений и профессий)